Участие в выставках

Участие в выставках и шоу является исключительно важным рекламным мероприятием в деле продвижения товара на рынок. Часто бывает, что за 2 — 3 дня шоу компания находит клиентов, партнёров и реселлеров больше, чем за год работы. Но для успеха выставки и шоу требуется серьёзная подготовка.

Те, кто уже участвовал в подготовке выставок и шоу, нижеследующее могут не читать. Тем же, кто этого ещё не делал, очень важно понять: между простым посещением выставки и участием в ней такая же огромная разница, как между просмотром фильма и его съёмками (соответственно — цена).

В первую очередь, нужно определиться, в какой выставке нужно участвовать. Практически в каждой индустрии в США проводится от двух-трёх до двух десятков выставок в год. Как правило, наибольший эффект даёт участие в крупнейших выставках, так как они собирают наибольшее количество потенциальных клиентов и партнёров. Но для эффективного участия в выставке нужны значительные затраты на персонал, рекламные и маркетинговые материалы, аренду и оборудование места, где выставляетесь.

Если Вы на самой большой выставке в мире уныло, но в гордом одиночестве стоите в углу, зажав в руке пачку бумажек, размноженных на ксероксе, с описанием Вашего продукта, а в Вашем кубике висят серенькие стандартные зановесочки, с вывешенным отпечатанным на бумаге названием Вашей компании, то Вы, скорее всего, окажетесь в роли грустного наблюдателя этого «праздника жизни». И Вам не останется ничего другого, как пытаться хватать случайно попавших в Ваш медвежий угол посетителей. В подобном раскладе Вашего участия в выставке мы сразу рекомендуем Вам от этой затеи ОТКАЗАТЬСЯ. Такое участие в выставке ничего не принесёт и может иметь даже обратный эффект, Вашу компанию сразу сочтут несерьёзной. И простое посещение такой выставки может иметь, куда больший эффект, чем подобное участие.
Грубо говоря, если у Вас нет подобающего количества средств для участия в самой большой выставке, то имеет смысл умерить амбиции до уровня амуниции и поучаствовать для начала в выставках поменьше. Выражаясь спортивным языком, не нужно сразу бросаться на чемпионат мира. Вначале сделайтесь «звездой» районных или городских соревнований.

При организации каждой выставки есть три основных этапа.

  1. Планирование
  2. Подготовка
  3. Проведение

Плохая организация на каждом из этих этапов равнозначна провалу всей затеи с выставкой. Коротко рассмотрим каждый из этих этапов.

1. Планирование

На этом этапе Вы должны ответить на вопрос о целях и задачах Вашего участия в выставке. Это исключительно важно для последующей подготовки рекламных и маркетинговых материалов, а так же найму персонала. Не нужно ставить слишком много задач одновременно. В этом случае они не будут выполнены. Нужно сконцентрироваться на 1-2 главных направлениях.

Провести маркетинг. Если ещё 20 компаний на выставке будет предлагать абсолютно тоже самое, что и Вы, результат будет примерно во столько же раз меньше ожидаемого. Надо эффективно представить то, чем Ваш товар, продукт, услуга выгодно отличается от всех остальных.

Нужно сформировать бюджет. Этот бюджет НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ не должен быть ниже, чем в среднем по выставке. Если он меньше, или намного меньше, возможно, нужно отказаться от участия в выставке либо просто посетить её лишь в качестве наблюдателя, но хотя бы оснащенного бизнес-карточками и небольшими буклетами.

2. Подготовка

Это самый трудоёмкий этап. Коротко мы можем разбить его на несколько подэтапов

  • Заказ стенда на выставке. Чем раньше, тем лучше. Если заказывать стенд слишком поздно, то Вы можете оказаться в таком дальнем углу, что 90% посетителей просто до Вас не дойдут.
  • Подготовка маркетинговых и рекламных материалов. С этим обычно масса проблем, сами тексты, неточности и ошибки переводов, плохое оформление, неудачная печать, грузы могут долго идти и т.д. Чем раньше Вы начнёте подготовку, тем лучше. В этом деле всегда нужно иметь подстраховочный «план Б». Хорошие маркетинговые и рекламные материалы — это 50% успеха.
  • Размещение необходимых рекламных материалов в материалах выставки. Вот тут жалеть не стоит. По нашему опыту мы знаем, что каталоги выставок являются настольными материалами во многих компаниях на многие годы.
  • Подготовка стенда. Стенд и оборудование Вашего места на выставке — это Ваше лицо. Вы должны запомниться. Серые зановесочки и обшарпанный стол повлияют на имидж Вашей компании исключительно негативно. 90% посетителей, как правило, обходят стороной такие компании и самые лучшие рекламные материалы Вам не помогут.
  • Внимательная проверка всех рекламных и маркетинговых материалов. Дать их на рецензирование опытными специалистами. Ошибки, опечатки, неточности могут иметь очень негативный эффект.
  • Заказ необходимого оборудования. Это всё — важные детали стенда. Старый, с катарактой монитор от компьютера будет иметь столь же негативный эффект, что и серенькие занавесочки…
  • Страховка. В США это требование ко всем участникам выставки. Вы страхуете не себя, а посетителей Вашего стенда от несчастных случаев.
  • Заказ униформы для работающих на выставке.
  • Заказ необходимой инфраструктуры. Электроэнергия, интернет, телефонные линии, телевидение, сканнеры — всё что необходимо. На выставках это всё стоит денег.
  • Найм персонала. Вы можете привести с собой самых лучших специалистов. Но если они плохо говорят по-английски, то провал Вам обеспечен. На выставке должна работать слаженная, коммуникабельная команда.
  • Рабочие и подсобные работники. Вы будете иметь один день на развёртывание всей выставки. Если Вы останетесь без помощи, то стенд с компьютерами, мебелью и другими «аксессуарами» просто не соберёте. В этот день выяснится много вещей, которые Вы забыли либо не предусмотрели, и Вам придётся ехать всё это покупать…
  • Бронирование билетов, гостиниц, аренда автомобилей. Чем раньше, тем лучше. Чем больше выставка, тем больше шансов, что при заказе гостиниц «в последний день» Вам придётся жить в дешёвом мотеле в часе езды от места проведения выставки. И тут либо Вы пропустите наиболее важную часть «тусовки», либо вся выставка пройдёт для Вас в тумане бессонницы…
  • Заявки на участие в различных мероприятиях выставки. Именно тут, как правило, налаживаются самые важные контакты. Себя показать. На других посмотреть.
  • Заявки на все необходимые пропуски (бэйджи) для работающих на стенде и руководства компании. Возможно, для Ваших крупнейших клиентов.
  • Рассылка приглашений всем вашим нынешним клиентам, потенциальным клиентам с кем Вы сейчас работаете, чтоб они стали Вашими клиентами, и возможно, имеет смысл купить список серьезных игроков в вашей индустрии (потенциальных клиентов) для рассылки приглашений. Как правило, организаторы выставки продают такие списки участникам. Клиент, который добрался до выставки, имея персональное приглашение, как правило, зайдёт на ваш стенд.
  • И, разумеется, сувениры, визитные карточки, бланки договоров и т.д.

3. Проведение

Самый нервный этап. Что-то не пришлют, кто-то не приедет, стенд окажется на 15 сантиметров больше Вашего места и т.д.

Тут есть два очень важных момента. Они и покажут, насколько хорошо была проведена подготовка к выставке. Первый — это непосредственно подготовка на выставке

  • Сборка стенда, расстановка мебели.
  • Подключение электричества, интернета, телефонов.
  • Тестирование компьютеров и систем, с которыми Вам нужно будет работать на выставке.
  • Подготовка персонала — каждый должен знать свою роль и свою цель.
  • Составление расписания работы. Люди не могут работать 8 часов подряд — падает энтузиазм, наступает то, что психологи называют «безразличием усталости». Заранее нужно прикинуть расписание перерывов так, чтобы большая часть команды постоянно присутствовала на месте. Вывескам «ларёк закрыт на обед» не место на выставке, за которую заплачены десятки тысяч долларов.
  • Подготовить основное и запасное место для переговоров: скитаться по выставке с потенциальным клиентом, приговаривая «давайте найдём укромный уголочек»- не самый лучший вариант.
  • Предусмотреть возможность оперативного контакта с руководством компании — на случай появления очень крупных клиентов либо интересных предложений.
  • На случай сбоя оборудования либо отключения электроэнергии установить места и телефонов руководства выставки и всех технических служб. Если подобное произойдёт, вся команда не должна в панике бегать по выставке с криками «Караул!» или «Спасайте!». Ответственный должен быстро связаться с соответствующими службами и устранить неисправность.
  • Познакомиться с Вашими соседями по выставке справа, слева и напротив. Выяснить их продукт и направление деятельности. Добрососедство ещё никому не повредило!

Другой момент — непосредственно проведение выставки.

  • Проверить сканнеры карточек посетителей (в противном случае будет потеряна масса контактов)
  • У каждого из членов команды должен быть при себе работающий мобильный телефон, а у всех должен быть общий список всех мобильных телефонов команды.
  • Униформа или хотя корпоративный галстук или рубашка. Играет не только важную психологическую роль, демонстрируя Вашу слаженную команду посетителям, но и позволяет быстро найти Ваших людей в толпе посетителей.
  • Красивая и толковая раскладка рекламных и маркетинговых материалов. Они должны быть хорошо видны и доступны всем посетителям выставки.
  • Все участники Вашей команды должны чётко знать свои роли и строго их придерживаться. Если вся компания толпой бросается на одного клиента, это очень плохой стиль (клиенты просто пугаются).

Роли примерно могут быть следующими.

  • Специалист по работе с клиентурой. Ваш сотрудник, который заговаривает с клиентами, даёт рекламную информацию, выясняет, чем интересуется посетитель выставки. Его задача «зацепить» как можно больше посетителей и выделить из них тех, кто потенциально интересен компании.
  • Специалист по Вашему продукту. К нему специалисты по работе с клиентурой приводят тех, кто действительно интересуется Вашим продуктом (услугой). Его задача более подробно рассказать о Вашей компании (продукте) и максимально заинтересовать посетителя. Отсканировать его карточку посетителя — для дальнейшего контакта.
  • Менеджер. Его задачи либо сразу продать товар, либо заключить контракт на продажу. Желательно это делать на месте, пока клиент горит желанием. Если потенциальный клиент предлагает что-то очень интересное и выходящее за рамки его инструкций, менеджер должен немедленно связаться с руководством компании для принятия решения.
  • Как правило, нужен ещё один «специалист в свободном полёте». Это Ваш человек, но не в униформе компании. Его задача — просто ходить по выставке как посетителю, смотреть стенды других компаний (записывать их находки и неудачи), получить как можно больше информации о компаниях-конкурентах, заводить контакты с другими посетителями, осторожно выясняя, чего те ищут на выставке. Рекомендовать посетить стенд Вашей компании, а если они видят потенциально крупного клиента (партнёра), то отвести его на стенд компании и представить менеджеру.
  • Естественно, что все должны собирать максимальный объём информации об участниках выставки. С одной стороны, даже тех, кто не интересуется Вашим продуктом, могут порекомендовать Вас в будущем своим знакомым, которые этим интересуются. С другой, в один день Ваш продукт может заинтересовать их самих (клиент должен «созреть»).
  • Дать максимальное количество всевозможных материалов и интервью представителям СМИ.

Как видно из этого материала, в проведении выставок и шоу есть масса нюансов, которые нужно знать и предусмотреть. В противном случае Ваши деньги могут просто оказаться выброшенными на ветер из-за какой-то непредусмотренной мелочи, которая впоследствии может оказаться роковой как для непосредственно этой выставки, так и для имиджа компании в целом. Всегда лучше учиться на чужих ошибках.

Конечно, мы не можем на одной странице сайта рассказать о всех проблемах и нюансах, возникающих во время подготовки и проведения выставок. Цель — дать Вам представление, как это всё происходит на крупных выставках.
Однако наша компания имеет большой опыт представления клиентов на выставках в США и Европе, и мы сможем сделать так, чтобы Ваша компания достойно выглядела на выставке, получила хорошую прессу, завела множество полезных контактов и сразу заключила прямые договоры с клиентурой.

Мы берём на себя все заботы и хлопоты по заказу места на выставке, подготовке стенда, печати в США необходимых маркетинговых материалов, подбору и обучению персонала, доставке всего необходимого на выставку, монтажу стенда на выставке, заказу авиабилетов, гостиниц, автомобилей, переводчиков, подготовке материалов для прессы и непосредственно проведению выставки.

Версия для печати Версия для печати